Databehandling i Ballerup Spejdergruppe.

Denne politik gælder for CVR 30001990, Ballerup Spejdergruppe, Pæremosevej 37C, 2750 Ballerup, https://ballerupspejdergruppe.dk. Henvendelser omkring denne politik kan sendes til post@ballerupspejdergruppe.dk. Den er senest opdateret 2025-01-19. Det juridiske grundlag er den europæiske persondataforordning og den danske Databeskyttelseslov.

Hvilke persondata behandler vi?

Ballerup Spejdergruppe har et medlemssystem, hvor vi opbevarer persondata om alle medlemmer og deres pårørende. Det indeholder for medlemmer: navn, adresse, medlemsnummer, email, telefonnummer, fødselsdato, køn, klassetrin, hvem der er deres pårørende.

For pårørende indeholder det: navn, adresse, email, telefonnummer.

I forbindelse med tilmelding til aktiviteter spørger vi om navn, kontakt email og ofte om helbredsoplysninger som allergier eller andre ting, lederne skal være opmærksomme på ved spejderen. Disse oplysninger er vigtige for at vi kan gennemføre aktiviteterne på forsvarlig vis.

Hvorfor har vi persondata?

Vi har brug for medlemmernes persondata for at kunne organisere og informere om gruppens aktiviteter. Vi har brug for pårørendes persondata for at kunne kontakte dem i forbindelse med gruppens aktiviteter og opkrævning af kontingent.

I forbindelse med arrangementer har vi brug for at kunne kontakte forældrene hvis der opstår en uventet situation. Vi har også brug for at kende til allergier og andre helbredsoplysninger som er relevante for spejderens deltagelse i aktiviteten.

Hvem deler vi persondata med?

Som medlem af Ballerup Spejdergruppe er man også medlem af Det Danske Spejderkorps (”korpset”). Alle vores persondata ligger i ”Medlemsservice”. Medlemsservice er et IT system, som korpset stiller til rådighed for os, og vi deler data med korpset gennem Medlemsservice. Korpsets privatlivspolitik kan ses her: https://dds.dk/privatlivspolitik. Vi har en databehandler aftale med korpset som dækker Medlemsservice. Medlemsservice er beskyttet af login. Forældre kan se egne og deres børns persondata Ledere kan se persondata på spejdere og pårørende i deres gren samt tilmeldinger til ture. Medlemsansvarlige kan se persondata på alle medlemmer.

Hvor længe gemmer vi persondata?

I forbindelse med ture kan lederne udskrive lister over deltagerne med kontaktoplysninger på forældrene og de yderligere oplysninger der er angivet på tilmeldingen. Disse lister passer vi godt på og bortskaffer på forsvarlig vis efter turen. Vi bruger en funktion i medlemsservice som automatisk sletter fritekstfelter efter turens afholdelse, så de følsomme oplysninger slettes senest 4 måneder efter turens afholdelse.

Når en spejder stopper i gruppen, slettes eventuelle helbredsoplysninger automatisk af systemet 1 måned efter medlemskabets ophør. Pga. bogføringsloven skal tidligere medlemmers øvrige personoplysninger gemmes i 5 år plus indeværende år efter medlemskabets ophør. Herefter anonymiseres de tidligere medlemmers personoplysninger automatisk.

Rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig: Ret til at se oplysninger (indsigtsret), Ret til berigtigelse (rettelse), Ret til sletning, Ret til begrænsning af behandling, Ret til indsigelse, Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet).

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Du har i øvrigt ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk